Valore legale della PEC: come funziona?

Qual è il valore legale della PEC? Una domanda, questa che sembrerebbe piuttosto semplice. Tuttavia, la risposta che possiamo e dobbiamo dare – per non scadere nella banalità oltre che in errori dalle gravi conseguenze – necessita di un’analisi più approfondita.
Sebbene infatti la Posta Elettronica Certificata, o PEC, sia un mezzo di comunicazione in grado di offrire tutta una serie di vantaggi in termini di sicurezza, bisogna subito adire che non tutte le PEC hanno lo stesso valore legale.

Negli ultimi giorni, abbiamo dedicato un paio di articoli all’argomento “lettera raccomandata”.
Nel primo di questi ci siamo occupati di raccontare tutti gli aspetti della raccomandata tradizionale – quella che si invia alla posta, per intenderci – comparandola anche alla PEC elettronica.
Nel secondo invece abbiamo visto come comportarci nel caso di una doppia notifica di atto tributario, prendendo spunto da una recentissima ordinanza della Corte di Cassazione.

In passato ci eravamo già dedicati alle conseguenze del comportamento di chi omette di ritirare una lettera raccomandata.

In questa occasione vogliamo approfondire ulteriormente la funzione della PEC, concentrandoci sul suo valore legale.

Cosa si intende per Posta Elettronica Certificata?

La PEC, Posta Elettronica Certificata, può essere definita come un sistema informatico abilitato a inviare e ricevere e-mail che hanno validità giuridica, e può essere equiparata in tutto e per tutto per legge – art. 48 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – a una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Art. 48.
(Posta elettronica certificata)

1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con le Linee guida.

2. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1, equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta.

3. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi alle Linee guida.

La PEC è caratterizzata dall'utilizzo di un certificato digitale che attesta la provenienza e l'autenticità del mittente e del destinatario. Ha poi un codice identificativo univoco, chiamato "hash", che ne certifica l'integrità e consente di tracciare la comunicazione.
Al pari di una raccomandata a/r, ha integrato al suo interno un sistema di "ricevuta di ritorno che dà conferma non solo dell'avvenuta consegna e della ricezione del messaggio da parte del destinatario, ma anche del contenuto della mail stessa: è questa piena prova dell’invio e del ricevimento che garantisce la validità legale di una PEC, indifferentemente dal fatto che il destinatario abbia aperto – e quindi letto – la mail.

Quando una PEC ha valore legale?

Affinché una PEC abbia valore legale, è necessario che siano rispettate alcune condizioni specifiche. Secondo la legge italiana, si ha valore legale della PEC quando:

1. Viene inviata a un indirizzo PEC valido
   Per avere valore legale, una PEC deve essere inviata “da” e “a” un indirizzo di posta elettronica certificata valido sia del mittente che del destinatario. In altri termini: non ha alcun valore legale una e-mail normale inviata a una PEC o, al contrario, una PEC inviata a un indirizzo PEC.
2. È inviata da un mittente abilitato
   Solo alcuni soggetti possono inviare una PEC con valore legale. Tra questi rientrano le pubbliche amministrazioni, gli enti pubblici economici, i professionisti iscritti ad albi professionali e le imprese con obbligo di iscrizione al Registro delle Imprese. È necessario che il mittente sia abilitato all'uso della PEC secondo le norme di settore.
3. Viene utilizzato un certificato digitale valido
   La PEC deve essere inviata utilizzando un certificato digitale valido che attesti l'autenticità del mittente e del destinatario. Il certificato deve essere rilasciato da un Ente di Certificazione accreditato e deve essere valido al momento dell'invio della PEC.
4. Viene rispettata la forma e il contenuto previsti dalla legge
   La PEC con valore legale deve rispettare la forma e il contenuto previsti dalla legge italiana. Ad esempio, deve contenere una firma elettronica qualificata del mittente che certifichi l'autenticità della comunicazione. Inoltre, la PEC deve contenere tutti gli elementi richiesti dalla normativa specifica del settore di appartenenza del mittente. Ad esempio, per i professionisti, deve includere il numero di iscrizione all'albo e altre informazioni necessarie.

Vantaggi del valore legale della PEC

I vantaggi della PEC comprendono:

1. Certezza giuridica
   La PEC offre una prova certa dell'avvenuta comunicazione tra le parti. La ricevuta di ritorno e il certificato digitale attestano l'autenticità del mittente, del destinatario e dei contenuti del messaggio, offrendo una valida prova legale in caso di controversie.
2. Sicurezza
   La PEC utilizza il sistema di certificazione digitale per garantire la sicurezza delle comunicazioni. Questo sistema criptografico offre una protezione elevata contro la violazione dei dati e l'intercettazione dei messaggi.
3. Velocità ed efficienza
   La PEC consente di inviare documenti in modo rapido ed efficiente, senza la necessità di invii cartacei o di consegne fisiche. Ciò permette di risparmiare tempo e costi di spedizione.

Uso obbligatorio della PEC

È richiesto obbligatoriamente l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata nelle seguenti situazione:

Comunicazioni tra imprese e PA
Nelle comunicazioni ufficiali tra l’impresa e la Pubblica Amministrazione l’uso obbligatorio della PEC viene ad esempio richiesto nell’invio di documenti e nella presentazione di offerte in procedure di gara;

Comunicazioni tra professionisti
Vi è uso obbligatorio della PEC per gli avvocati, notai, commercialisti e altre figure professionali in molti casi. Ad esempio, nelle comunicazioni tra avvocati nel corso di un giudizio;

Atto costitutivo e statuto delle società
È obbligatorio indicare l’indirizzo PEC nell’atto costitutivo e nello statuto di società di capitali (Srl, Spa) e di società cooperative.