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Indennità di trasferta. Come evitare vertenze e controlli (con Facsimile)

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Indennità di trasferta dipendenti  sempre più attenzionate come se fossero differenze retributive. Questo l'orientamento degli enti i quali, basandosi sulla semplice carenza di idonea documentazione, provvedono al recupero dei contributi ed applicano le pesanti sanzioni previste dalla legge 388/2000 (vedasi al riguardo come sono i  controlli da parte delle autorità )

Vertenze

Sotto il profilo delle vertenze di lavoro un altro fenomeno è quello del lavoro straordinario pagato con la voce "trasferta" o "trasferta Italia".

Il datore di lavoro che lo fa si espone alla possibilità che il lavoratore possa chiedere due volte la stessa prestazione in quanto per lui sarà facile dimostrare il mancato pagamento delle attività svolte oltre l'orario normale di lavoro. Difendersi non è impossibile, ma diventa molto complicato.

Controlli e verbali ispettivi

Quasi ogni giorno analizziamo anche verbali ispettivi ricevuti dalle imprese che si rivolgono a noi per cercare tutela: all'interno di questi verbali, le trasferte rappresentano sempre un punto dolente e in molti casi l'imprenditore, in buona fede, risulta sorpreso e sostiene con determinazione la veridicità delle trasferte riportate nei cedolini paga e l'effettivo svolgimento delle stesse da parte del personale dipendente. Purtroppo, come abbiamo già spiegato, in molti casi avere ragione non basta: dobbiamo essere anche in grado di poterlo dimostrare e tra poco spiegheremo meglio come fare.

In questo articolo affrontiamo le principali problematiche, forniamo le possibili soluzioni e il fac-simile della modulistica da compilare e esibire in caso di controlli.

Ma perché le trasferte si rivelano così frequentemente sfortunate protagoniste di recuperi nei verbali ispettivi?

Varietà di regole e fonti del diritto

La corretta gestione delle indennità di trasferta risulta spesso problematica perché le fonti del diritto che intervengono in materia sono numerose e prevedono regole differenti.

Da un lato il c.d. Testo Unico delle Imposte sui Redditi individua regole diverse in caso di rimborso analitico, o forfettario o misto; dall'altro pone limiti in merito alle soglie massime dal punto di vista del calcolo della percentuale esente.

Allo stesso tempo coesistono regole precise che variano in base alla contrattazione collettiva: ogni C.C.N.L. può fissare le proprie regole per la quantificazione dell'indennità di trasferta spettante a ciascun lavoratore. Quest'ampia forbice non è certamente semplificata dalla moderna vastità della contrattazione collettiva, che oggi vede sul sito ufficiale del CNEL, in molti settori, più di dieci o venti contratti collettivi simili, ma non perfettamente coincidenti, firmati da diverse associazioni sindacali e datoriali, tutti apparentemente applicabili ad aziende facenti parte del medesimo settore. Alcuni lavoratori si percepiscono spaesati e a volte fanno fatica perfino a comprendere quale sia il contratto collettivo nazionale effettivamente applicato al loro rapporto di lavoro.

In mezzo a questa giungla di regole non è possibile trascurare quelle che servono ad identificare con chiarezza che cos'è esattamente una trasferta: il semplice spostamento del lavoratore non è certamente sufficiente a determinare che si tratti di una trasferta e che il lavoratore abbia diritto alla relativa indennità. Bisogna analizzare la durata dello spostamento, l'ampiezza e soprattutto la causa. Infatti gli istituti di diritto del lavoro legati allo svolgimento di attività lavorativa in luoghi non coincidenti con la sede operativa ordinaria sono numerosi e a volte sono separati da una linea sottile difficile da comprendere per coloro che non indossano le vesti di tecnici del diritto: per esempio esistono trasferte e trasfertismo, indennità chilometriche, lavoratori in distacco e contratti di appalto. Alcuni coesistono, altri si incrociano, altri sono assolutamente incompatibili.

Abusi frequenti

Purtroppo un altro problema riguarda l'utilizzo non coretto dell'istituto della trasferta per ottenere vantaggi sotto il profilo contributivo.

Come abbiamo anticipato poco sopra, il Testo Unico delle Imposte sui redditi consente di non assoggettare l'indennità di trasferta, entro limiti ben definiti, alle normali regole in materia di contributi previdenziali: restando al di sotto delle soglie previste, le trasferte non sono imponibili.

La fantasia degli imprenditori che hanno cercato di sfruttare questa esenzione per aumentare gli importi dei cedolini dei propri dipendenti senza aumentare i contributi da pagare, nel corso degli anni hanno messo le trasferte al centro del mirino degli enti preposti al controllo e alla vigilanza delle norme in materia di diritto del lavoro e previdenza sociale, al punto che a volte le trasferte finiscono per diventare oggetto di recupero anche se lecitamente svolte, soprattutto quando gli imprenditori non sono preparati.

La differenza tra "avere ragione" e poterlo dimostrare

Questo è un tema con il quale ci scontriamo da sempre: purtroppo a volte avere ragione non è sufficiente.

Quando le autorità eseguono operazioni di controllo, non possono sapere se l'imprenditore che hanno di fronte sta dicendo la verità e anche se questo sembra lottare per difendere la propria convinzione di essere nel giusto, gli incaricati sono sempre tenuti ad eseguire i controlli basandosi sui documenti, su indizi e prove affidabili disponibili.

Per questo motivo proponiamo un metodo organizzativo in pochi semplici passaggi che consente di costruire uno storico affidabile nel corso del tempo, da conservare ed esibire in caso di eventuali controlli, per non rischiare di essere soggetti a recuperi e sanzioni.

Come gestire correttamente le indennità di trasferta

0. (PREMESSA INDISPENSABILE) Accertarsi tramite un professionista del settore di rispettare tutte le regole stabilite dal suddetto Testo Unico e dal Contratto Collettivo applicato.

  1. Il personale deve conservare tutta la documentazione comprovante l'effettivo svolgimento della trasferta. Si può trattare di ricevute, scontrini, fatture: dal pagamento dei pasti a quello della benzina, dalla ricevuta dell'autostrada alla fattura dell'albergo per l'eventuale pernottamento. E' fondamentale fotocopiare e archiviare tutto, perchè forse tra qualche anno l'impresa sarà chiamata ad esibire prove e giustificativi e in assenza degli stessi potrebbe sembrare che le trasferte non siano mai realmente avvenute.
  2. Il personale che svolge le trasferte deve compilare un modulo (a seguire trovi il fac-simile del modello) in cui richiede al datore di lavoro di ricevere l'indennità di trasferta o il rimborso delle spese affrontate, indicando tutti i dati in merito alla trasferta svolta, a partire dall'individuazione delle date precise e dalle causali connesse allo spostamento. Il modello dovrà poi essere accompagnato da tutti i documenti e le ricevute comprovanti la veridicità dello spostamento effettuato, così come descritto al precedente punto n.1.
  3. Organizzare un archivio e stabilire una prassi. Quanto detto ai punti precedenti potrebbe certamente apparire come una complessa perdita tempo ma  rappresenta il modo per costruire uno storico ed essere tutelati anche a lungo termine; dall'altro se l'imprenditore stabilisce queste regole e organizza un metodo chiaro di conservazione dei documenti, il tutto potrebbe diventare con il tempo una prassi ricorrente con conseguente vantaggio in termini di economia temporale.  Ad esempio, una volta informato il personale su queste regole, magari con un incontro esplicativo e una comunicazione formale scritta, il corretto andamento della procedura potrebbe diventare rapidamente un interesse reciproco della collettività aziendale: anche i dipendenti, saranno certamente interessati a non perdere l'occasione di ricevere la propria meritevole indennità di trasferta.

Facsimile Indennità di trasferta

Terminiamo il presente articolo con un fac-simile da far compilare al personale, in applicazione delle istruzioni fornite poco sopra.

Se pensi che la tua azienda sia a rischio contattaci subito per valutarne le vulnerabilità e fare il possibile per evitare vertenze e sanzioni.

FAC-SIMILE TRASFERTA

Scarica il PDF.

retribuzione
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