L’accertamento delle autorità che vigilano in materia di lavoro o l’accertamento fiscale che alle stesse autorità poi riferisce è una evenienza che si pensa debba toccare ad altri. Tuttavia il controllo del lavoro con il tempo da eventualità diventa certezza e quindi questo dato probabilistico determina la necessità di intervenire attraverso la progettazione di un piano di prevenzione.
Da qui l’importanza di capire quali sono le problematiche che possono emergere in caso di controllo e quali gli strumenti per prevenirle.
La questione dei rapporti di lavoro e delle vertenze è particolarmente complessa al punto che il legislatore modifica in modo frammentato e frequente, anche nell’ambito della medesima legislatura, le norme di riferimento che regolano i vari aspetti del rapporto di lavoro, dei suoi contenuti e delle sue formalità.
Se volessimo tentare una sintesi delle questioni da monitorare nell’ambito di una azienda potremmo stilare un sintetico e non esaustivo elenco delle verifiche interne da porre in essere che dovrebbero verificare quantomeno:
Problematiche che possono emergere in caso di controllo -lavoro vigilanza-
- Contributi Mancanti o Errati: Pagamenti mancanti o inesatti di contributi previdenziali e assistenziali.
- Prevenzione: Monitorare periodicamente i pagamenti, confrontarli con le dichiarazioni INPS e correggere eventuali discrepanze.
- Lavoro Sommerso o Irregolare: Utilizzo di lavoratori non dichiarati o contratti di lavoro non conformi.
- Prevenzione: Assumere solo lavoratori regolarmente dichiarati, definire contratti conformi alle leggi del lavoro.
- Contratti Non Conformi: Contratti di lavoro che non rispettano norme contrattuali o categorie professionali.
- Prevenzione: verificare la conformità dei contratti con la normativa vigente, definire ruoli e responsabilità in modo chiaro.
- Orari e Straordinari Non Conformi: Non rispettare gli orari di lavoro stabilità oi limiti di straordinari.
- Prevenzione: Monitorare e registrare con precisione gli orari di lavoro, rispettare i limiti di straordinari previsti dalla legge.
- Documenti Incompleti o Errati: Mancanza o imprecisioni nei documenti relativi al personale e alle retribuzioni.
- Prevenzione: conservare archivi organizzativi, verificare la completezza e l’accuratezza dei documenti tenendo presente che di solito di fronte a qualsiasi contenzioso l’onere della prova ricade sull’imprenditore.
- Retribuzioni Non Conformi: Pagamenti di stipendi inferiori ai minimi previsti o inadeguati.
- Prevenzione: Conoscere e rispettare i salari minimi e le regole di retribuzione, effettuare controlli interni.
- Contributi Errati ai Fondi di Solidarietà: Pagamenti insufficienti o sbagliati ai Fondi di Solidarietà.
- Prevenzione: verificare i requisiti per i pagamenti ai Fondi, controllare la precisione delle dichiarazioni.
- Inosservanza delle Regole di Sicurezza: Mancanza di misure di sicurezza sul luogo di lavoro.
- Prevenzione: Adottare e implementare procedure di sicurezza, formare i dipendenti su norme e precauzioni.
- Assunzioni Non Dichiarate: Non registrare correttamente nuove assunzioni o licenziamenti.
- Prevenzione: Comunicare tempestivamente le assunzioni e le cessazioni all’INPS, aggiornare i registri del personale.
- Irregolarità nei Contributi dei Lavoratori Autonomi: Mancati versamenti o contributi errati da parte dei lavoratori autonomi.
- Prevenzione: collaborare con i lavoratori autonomi per assicurare pagamenti e contributi corretti.
- Assenza di Contratti di Lavoro: Lavoratori senza contratti o senza specifiche condizioni contrattuali.
- Prevenzione: Stipulare contratti chiari e completi per tutti i dipendenti, definendo mansioni, orari e diritti.
- Mancato Pagamento di Rateizzazione: Non rispettare i piani di rateizzazione dei debiti con l’INPS.
- Prevenzione: Onorare gli impegni di pagamento, rispettare le scadenze dei piani di rateizzazione.
- Assicurazione Infortuni Mancante: Mancata assicurazione per specifiche attività concretamente espletate dai lavoratori per gli infortuni sul lavoro dei dipendenti.
- Prevenzione: Assicurarsi di avere una copertura assicurativa adeguata alle effettive mansioni ed esposizioni per gli infortuni sul lavoro e, se del caso valutare le variazioni di premio necessarie all’adeguamento.
- Non Registrazione delle Ore di Lavoro: Mancanza di registrazioni accurate delle ore lavorate.
- Prevenzione: Implementare sistemi di registrazione delle presenze e delle ore lavorate.
- Mancata Conformità alle Norme di Maternità e Paternità: Non rispettare le disposizioni per congedi di maternità e paternità.
- Prevenzione: Garantire attraverso un idoneo monitoraggio il rispetto dei diritti di congedo maternità e paternità secondo le normative.
Ci sono molte altre voci da inserire, ma ci limitiamo per doverosa sintesi espositiva.
Tutte le attività sopra evidenziate (con mera esposizione esemplificativa) fanno riferimento ad aspetti patologici dei problemi da evitare.
Sono invece da privilegiare altri strumenti geneticamente concepiti per rasserenare, per quanto possibile ed in via preventiva, chi deve occuparsi della gestione del personale.
Proviamo quindi ad elencare un elenco di quelli che andiamo a definire “strumenti di prevenzione”
Strumenti di valutazione preventiva lavoro risorse umane:
- Verifiche Interne Regolari: Controlli interni periodici per individuare e correggere potenziali irregolarità.
- Software di Gestione Risorse Umane: Utilizzo di software per la gestione delle informazioni dei dipendenti, orari e pagamenti.
- Formazione del Personale: Istruire il personale sulle leggi e le norme del lavoro, sulla sicurezza e sui diritti dei lavoratori.
- Consulenza Legale e Fiscale: Coinvolgere consulenti legali e fiscali per garantire la conformità alle norme.
- Comunicazione Tempestiva all’INPS: Comunicare immediatamente tutte le modifiche e le assunzioni ai fini previdenziali.
- Contratti di Lavoro Chiari e Dettagliati: Stipulare contratti ben definiti che includono ruoli, orari, retribuzioni e condizioni.
- Registri Organizzati: mantenere registri accurati e ben organizzati relativi ai dipendenti e alle retribuzioni.
- Rispetto dei Salari Minimi: Verificare che le retribuzioni rispettino i salari minimi previsti dalla legge.
- Misure di Sicurezza Sul Lavoro: Implementare protocolli di sicurezza sul luogo di lavoro e garantire una formazione adeguata.
- Monitoraggio e Confronto con i Pagamenti: Monitorare pagamenti e contributi, confrontarli con dichiarazioni e documenti.
- Collaborazione con Lavoratori Autonomi: mantenere una comunicazione aperta con i lavoratori autonomi per i contributi corretti.
- Consulenza per Assicurazioni: consigliare consulenza per assicurazioni contro infortuni sul lavoro e altri rischi.
- Registrazioni delle Ore Lavorate: Implementare sistemi di registrazione delle presenze e delle ore lavorate.
- Scadenze di Pagamento e Rateizzazione: Rispettare scadenze di pagamento, onorare piani di rateizzazione concordati.
- Rispetto delle Norme di Congedo: Garantire il rispetto dei congedi di maternità, paternità e altre disposizioni legali.
Altro strumento di prevenzione è certamente quello della certificazione dei rapporti di lavoro e di appalto.
Tali argomenti, essendo molto delicati nella loro applicazione ed avendo spesso un notevole impatto economico, saranno trattati a richiesta.
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