La tracciabilità delle spese di trasferta di lavoro, così come ricostruita dalla Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 dell’Agenzia delle Entrate, rappresenta uno dei casi più evidenti di eccesso punitivo del sistema contributivo e tributario applicato ai rapporti di lavoro subordinato.
L’impianto normativo, fondato sul D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192, sulla Legge 30 dicembre 2024, n. 207 e sul D.L. 17 giugno 2025, n. 84 convertito in L. 108/2025, introduce l’obbligo del pagamento tracciabile quale condizione essenziale affinché le spese di vitto, alloggio e trasporto non concorrano a formare reddito di lavoro dipendente e siano deducibili per l’impresa.
Sulla normativa introdotta ad inizio 2025 avevamo già effettuato qualche considerazione, ma ora la circolare richiede un ulteriore approfondimento. La stessa chiarisce che, in mancanza di tracciabilità, il rimborso diviene imponibile per il lavoratore e indeducibile per il datore di lavoro, anche se la spesa è reale e funzionale alla prestazione lavorativa.
Ora arriva la nuova circolare n. 15 che si occupa anche della trasferta di lavoro.
Il meccanismo trasforma l’impresa in un soggetto di vigilanza tributaria permanente.
Il datore di lavoro non si limita più a verificare la pertinenza della spesa alla trasferta, ma deve controllare il comportamento economico del dipendente, la modalità di pagamento utilizzata, l’effettivo funzionamento dei sistemi elettronici e la completezza della prova documentale. In caso contrario, la sanzione non è formale ma sostanziale, poiché si traduce in maggiore imposizione e in un costo del lavoro artificialmente più elevato.
Sul piano del rapporto impresa-dipendente, la distorsione è evidente. Si pensi al lavoratore inviato in trasferta sul territorio nazionale che utilizza un taxi in una zona con POS non funzionante o connessione instabile. La spesa è necessaria, inerente e inevitabile. Tuttavia, se il pagamento avviene in contanti, il rimborso diventa reddito imponibile per il dipendente e perde la neutralità fiscale per l’impresa, come chiarito dalla circolare con riferimento agli autoservizi pubblici non di linea. Il disagio operativo si traduce così in una penalizzazione economica, del tutto sganciata da qualunque intento elusivo.
Un’ulteriore criticità emerge nella gestione delle trasferte comunali. Il D.Lgs. n. 192/2024 ha formalmente semplificato il regime, eliminando il vincolo dei documenti “provenienti dal vettore” e ammettendo qualunque forma di documentazione idonea. Tuttavia, la successiva sovrapposizione dell’obbligo di tracciabilità per talune spese di trasporto reintroduce, di fatto, un livello di rigidità che vanifica la ratio dichiarata della riforma, come risulta dall’interpretazione sistematica fornita nella Circolare n. 15/E.
Si crea così una frattura nel rapporto di lavoro.
Il dipendente, che agisce nell’interesse dell’impresa e spesso in condizioni operative non governabili, subisce un aggravio fiscale per fatti a lui non imputabili.
L’impresa, dal canto suo, è esposta a un rischio continuo di indeducibilità e di contestazione, pur in presenza di spese certe, congrue e documentate.
Il sistema presume una colpevolezza implicita e costruisce una sanzione indiretta che opera al di fuori di qualunque procedimento accertativo anche quando, a rigore di logica, i costi sono materialmente incontestabili, ma formalmente difficili da documentare.
La stessa relazione tecnica alla legge di bilancio 2025, richiamata nella circolare, ammette che il modello si fonda su un “contrasto di interessi” tra fornitore e acquirente.
Nel lavoro subordinato questo contrasto è fittizio. Il dipendente non è un operatore economico che sceglie il contante per evadere, ma un soggetto che anticipa spese per conto dell’impresa in contesti spesso vincolati. Traslare su di lui e sul datore di lavoro l’onere di supplire alle inefficienze infrastrutturali del Paese significa confondere la lotta all’evasione con la compressione irragionevole della neutralità del costo del lavoro.
Questo Studio ritiene che, in materia di lavoro subordinato, la tracciabilità dovrebbe operare come strumento di controllo ex post, non come condizione rigida di accesso al regime contributivo e fiscale corretto.
In assenza di tale riequilibrio, la disciplina continuerà a produrre addebiti contributivi e tributari con effetti distorsivi, conflittuali e sproporzionati, colpendo rapporti nei quali il disagio, il costo e la necessità della spesa sono già certi e verificabili senza bisogno di un tale rigore regolamentare.
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