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Smart working: normativa speciale al traguardo

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La normativa speciale prorogata dal c.d. Decreto Anticipi per regolare lo smart working in funzione della pandemia globale causata dal virus Covid-19 è prossima a concludersi: dal 1 aprile 2024 tornerà in vigore la regolamentazione antecedente.

Numerose semplificazioni sono dunque destinate a finire e il sistema più rigido originariamente previsto, dovrà nuovamente essere rispettato dalle aziende: proviamo a fare chiarezza per evitare sanzioni.

La normativa di smart working proroga

I punti di riferimento sotto il profilo normativo sono sostanzialmente due:

  • La Legge n 81/2017 che disciplinava lo smart working privati prima della pandemia globale e alla quale dovremo di nuovo fare riferimento dopo la conclusione del mese di marzo;
  • Il Decreto Legge 24/2022, con particolare riguardo per l’art. 10 comma 2, successivamente prorogato dal Decreto Anticipi: sono le colonne portanti della normativa speciale che ha consentito di semplificare gli adempimenti per la fruizione dello smart working e che ci prepariamo a lasciare.

La ratio della normativa speciale

Alla base della scelta di facilitare la fruizione dello smart working c’era naturalmente la volontà di ridurre la diffusione del virus Covid-19 che per diversi periodi ha impedito il normale svolgimento dell’attività lavorativa: molti settori ancora oggi risentono delle problematiche economiche connesse direttamente o indirettamente alla pandemia.

I benefici connessi al lavoro in smart working evidenziati dall’analisi statistica, tuttavia, sono molto più numerosi: dal risparmio economico legato agli spostamenti non necessari, ad una riduzione dell’inquinamento, fino al riscontro del calo rilevante dell’assenteismo.

Problematiche del lavoro in smart working

Tra le aspettative non realizzate in merito all’attività lavorativa svolta in smart working troviamo quella di un miglior equilibrio tra il tempo libero e le ore lavorative: lo spostamento del luogo di lavoro presso l’abitazione personale, ha comportato per molte persone difficoltà rilevanti a interrompere la prestazione nei tempi prestabiliti e a percepire in maniera effettiva la separazione sia sotto il profilo operativo che psicologico dall’attività lavorativa. Le ragioni sono facilmente intuibili: l’individuo, abituato a lasciare il luogo di lavoro a fine giornata e dimenticare lì i propri oneri professionali almeno per un po' di tempo, si è ritrovato ad avere sempre di fronte i propri strumenti operativi e a vederli costantemente collocati nello stesso luogo in cui svolgeva tutte le proprie attività personali; i lunghi mesi di limitazioni nelle uscite causati dal lock down hanno naturalmente contribuito a incrementare questo disagio emotivo, a volte anche affiancati da politiche del lavoro aziendali non troppo lungimiranti.

Il diritto alla disconnessione

A causa di tutti gli elementi appena descritti, con particolare riguardo per le problematiche correlate alla psicologia dei soggetti in smart working, si parla sempre di più del cosiddetto diritto alla disconnessione, inteso non solo come diritto di interrompere lo svolgimento dell’attività lavorativa, ma anche come facoltà di frenare almeno temporaneamente le comunicazioni lavorative. Si tratta, ad esempio, del diritto di non rispondere alle telefonate e/o alle e-mail di clienti, colleghi e superiori, in modo da ottenere concretamente una separazione psicologica dall’attività lavorativa. Il lavoro in smart working, a causa delle peculiarità intrinseche, ha causato per molti soggetti non solo il venir meno della tutela legata alla semplice conclusione dell’orario lavorativo, ma anche la perdita del diritto alla vera e propria disconnessione: la necessità di coordinare attività lavorative complesse tra soggetti operanti a distanza ha inevitabilmente comportato un incremento delle comunicazioni tramite telefonate e e-mail, e sempre più lavoratori hanno lamentato la sensazione di non riuscire più a staccare veramente dal lavoro.

Semplificazioni che se ne vanno, adempimenti che ritornano

La normativa sopra descritta ha consentito (e consentirà fino al 31 marzo 2024) di facilitare lo svolgimento dell’attività lavorativa in smart working per tutti i dipendenti aventi almeno un figlio minore di 14 anni e per i lavoratori classificati quali soggetti maggiormente esposti al rischio di contagio (sia in base all’età che a specifiche condizioni di salute).

In caso di attività lavorativa con caratteristiche individuate quali compatibili con la prestazione specifica, la normativa speciale consentiva di operare in smart working anche a seguito di un semplice scambio di e-mail, senza la necessità di uno specifico accordo individuale tra il lavoratore e il datore di lavoro.

Dal 1 aprile 2024 sarà nuovamente necessario individuare uno specifico accordo scritto, con alcune caratteristiche fondamentali; tra le più rilevanti la descrizione puntuale degli strumenti di lavoro, delle modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, della durata, delle modalità di controllo e anche (e soprattutto) del diritto alla disconnessione (per l’analisi completa degli elementi facciamo rimando alla visione esaustiva delle fonti sopra descritte).

Oltre all’accordo scritto sarà nuovamente necessario l’invio della comunicazione appositamente predisposta sul portale Servizi Lavoro accessibile mediante account SPID, entro 5 giorni dall’inizio della prestazione in smart working.

Conclusioni

Lo smart working rappresenta uno strumento potenzialmente in grado di favorire lo svolgimento dell’attività lavorativa, con vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende; tuttavia, come abbiamo descritto sopra, si tratta di una modalità che può anche comportare problematiche rilevanti e difficoltà dalle caratteristiche insidiose. Come spesso accade le insidie nascoste nelle situazioni professionali comportano anche insidie sotto il profilo giuridico che si moltiplicano nel diritto del lavoro.

Occorre quindi considerare l'importanza che d'ora in poi avranno gli accordi di assunzione ed i contratti integrativi nei rapporti di lavoro che non dovranno mai essere peggiorativi nei riguardi del lavoratore salvo casi da valutare di volta in volta con professionisti di provata esperienza e competenza.

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