La prova dell’avvenuta comunicazione diventa sempre più importante in un mondo nel quale la continua evoluzione delle tecnologie ci costringe ad un continuo adeguamento. Si pensi all’importanza del rispetto dei termini quando si tratta di contestazione disciplinare, provvedimento disciplinare, licenziamento, impugnativa del licenziamento ecc…
Ed è così che certi strumenti tecnologici alternativi alla ormai quasi vecchia lettera raccomandata con ricevuta di ritorno si impongono prepotentemente nel sistema delle comunicazioni.
Da PEC a REM, la deadline sembra ormai segnata: entro giugno 2024 – la data precisa sarà comunicata a breve da un apposito Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri – le nostre caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC) dovranno trasformarsi in caselle di Posta Elettronica Registrata (REM).
Da cosa scaturisce questo obbligo? E, soprattutto, quali sono i passaggi di adeguamento?
Cos’è la REM?
La REM (Registered Electronic Mail) è il nuovo standard europeo (standard ETSI EN 319 532-4) di comunicazione certificata che attribuisce ai messaggi di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Garantisce la certezza del contenuto, rendendo impossibile la modifica del messaggio e dei suoi allegati. Anche chiamata “PEC europea” permetterà di inviare e ricevere messaggi di posta elettronica certificata – con pieno valore legale – non solo in Italia, ma anche a livello di tutta l’Unione Europea.
Perché il passaggio da PEC a REM?
Il motivo alla base dell’obbligatorietà di adeguamento al nuovo standard è giustificato dal fatto che le nostre PEC non sono totalmente conformi al Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) – Regolamento UE n° 910/2014 sull’identità digitale.
Come si legge sul sito dell’agID (Agenzia per l’Italia Digitale), infatti:
Il regolamento eIDAS fornisce una base normativa comune per interazioni elettroniche sicure fra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni e incrementa la sicurezza e l’efficacia dei servizi elettronici e delle transazioni di e-business e commercio elettronico nell’Unione Europea.
La PEC italiana non è in grado di certificare l’identità del mittente e del destinatario. Pertanto, non può essere qualificata come un servizio elettronico di recapito certificato qualificato (SERCQ), ma solo come un servizio di recapito certificato (SERC).
Schematizzando per semplificare, le differenze tra REM e PEC sono:
- Certificazione di data e ora d’invio: presente sia nella REM che nella PEC.
- Certificazione dell’identità del contenuto: presente sia nella REM che nella PEC.
- Certificazione dell’identità del possessore dell’indirizzo REM: solo nella REM.
Per adeguarsi alle normative comunitarie, l’AgID ha adottato le regole tecniche per i servizi elettronici di recapito certificato qualificato. Di conseguenza, i gestori dei servizi di posta elettronica certificata saranno presto tenuti a verificare l’identità del soggetto che attiva una casella PEC, come già avviene per l’attivazione di altri servizi (ad esempio, SPID).
La mancata conversione da PEC a REM renderà la casella di posta di fatto inutilizzabile. Pertanto, tutte le caselle PEC attive dovranno necessariamente essere trasformate in REM. In alternativa, saranno disattivate o potranno ricevere messaggi senza validità legale, simili a sistemi di posta elettronica ordinaria.
Come avverrà il passaggio da PEC a REM?
Per quanto riguarda il processo di transizione da PEC a REM, l’interfaccia di accesso alla casella dovrebbe rimanere la stessa. I messaggi PEC inviati e ricevuti saranno conservati e consultabili anche successivamente. Per completare la transizione, gli utenti dovranno seguire due passaggi:
- Verificare l’identità del titolare della casella attraverso uno strumento di identificazione (ad esempio, SPID, firma digitale o carta d’identità elettronica).
- Attivare l’identificazione a due fattori. Dopo l’attivazione, per accedere alla casella REM sarà necessario inserire la password e autorizzare l’accesso mediante conferma della notifica PUSH tramite un’app o inserendo l’OTP (One-Time Password).
Quali saranno i riflessi nell’ambito dei rapporti di lavoro?
L’attuale sistema delle comunicazioni ufficialmente previste dai contratti collettivi nazionali del lavoro è ancora legato al sistema delle raccomandate con ricevuta di ritorno ed alle sue fragilità e rischi per il mancato ritiro che non consentono alle parti di avere immediata certezza della ricezione e della data di ricorrenza della conoscenza legale dei contenuti.
Al momento un sistema di comunicazione evoluto si rinviene soltanto nel contratto collettivo nazionale del lavoro della nautica del diporto privato per le peculiarità delle prestazioni rese in giro per il mondo e per l’alta probabilità che il lavoratore marittimo non si trovi regolarmente presso la residenza.
